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12 PASSOS PARA PLANEJAR UM PROJETO MISSIONRIO



Planejar um projeto importante para todos que se envolvem com misses. Apesar de parecer uma tarefa extremamente complicada, com orao, dedicao e tcnica, a etapa do planejamento pode ser muito mais fcil do que se imagina.


Por sua vez, ela comea com o checklist, um trabalho muito comum que se repete pelo cotidiano das pessoas em geral. O ato de conferir listas um importante aliado para o cumprimento das etapas.


Afinal, o mais fundamental de planejar um projeto conferir sempre o que falta para ele ser concludo. O que no estiver ocorrendo de acordo com o planejado dever ser anotado em uma lista diria.


Neste post, vamos utilizar o checklist como um ponto de partida para abordar os 12 passos para quem deseja transformar o planejamento em uma referncia para aqueles que iro compartilhar das aes. recomendvel verificar essas dicas constantemente para se certificar de que nenhuma etapa importante foi perdida. Vamos comear?


1. Definindo o foco

No adianta planejarmos e se no soubermos para onde estamos indo. Com isso, tudo inicia-se com a definio de nossa misso e viso.


Precisamos ter claro em nossa mente e nosso corao o proposito pelo qual estaremos mobilizando pessoas e recursos e quais resultados esperamos ter com nossa ao.


A orao fundamental nessa primeira fase, pois precisamos estar alinhados com a vontade de Deus se assim queremos glorificar ao seu Filho Jesus em nossas aes.


Defina qual a misso do projeto e a viso que ira guia-los na caminhada.



2. Defina o escopo

A definio do escopo  a principal questo ao se analisar um programa, pois nele que se encontram a abordagem e o processo que sua equipe usar ao fazer a gesto.


Todo projeto precisa de um escopo claro e maduro, estabelecendo prazos e comunicando as informaes mais importantes.


Uma dica importante nesse quesito inicial deixar de encarar essa etapa como uma documentao e abrir a mente para registrar mais do que datas e deadlines.


Um bom escopo aquele que demonstra estratgias de relacionamento com o pblico-alvo e reflete a preocupao dos envolvidos com o cumprimento das metas estabelecidas.


Esse escopo precisa estar claro, articulando e definindo o projeto, apontando qual a sua importncia, revelando o que precisa ser realizado em cada etapa e o tempo de execuo previsto para cada atividade.


3. Identifique os apoiadores do seu projeto

Um bom projeto definido deve ter patrocinadores ou parceiros ? os stakeholders. Para esses dois grupos, a concluso do programa  importante. Por isso, preciso deixar claro quem so essas pessoas.


Alm de financiar o projeto, elas podem ter a influncia necessria para manter o trabalho em uma situao de crise. Esse grupo de pessoas precisa saber tudo o que est ocorrendo, tanto as boas quanto as ms notcias.


O interesse de patrocinadores e parceiros importante para definir o caminho do projeto. Portanto, valorize a comunicao clara da viso do esboo.


Afinal, ela vital para atrair a aprovao da sua proposta pelas partes interessadas. Se voc no conseguir demonstrar as oportunidades de negcios inerentes ao esquema e persuadi-los de que voc tem um caminho claro do incio ao fim, nada acontecer.


4. Determine os recursos disponveis


Sempre acompanhando o escopo definido na primeira etapa, preciso garantir com confiana os recursos necessrios para completar o projeto.


Esses recursos podem ser qualquer coisa que voc precise para que o trabalho seja executado plenamente. Dentre eles, o mais importante so as pessoas que voc precisar reunir para dar andamento s tarefas.


Lembre-se de que voc deve conhecer os conjuntos de habilidades requeridos de cada membro da equipe para atender s demandas especficas do projeto. A partir de ento, voc precisar selecionar as pessoas que possuem a disposio e experincia exigidas para a realizao do esquema dentro do seu oramento e prazo.


Ao refletir sobre os recursos, em geral, faa o mximo de perguntas possveis para ter a certeza de que voc listou tudo o que ser preciso. Eles so de carter tcnico? preciso um conjunto de habilidades especiais ou de treinamento? Os colaboradores necessrios j esto no local de trabalho e disponveis ou precisam ser empregados ou contratados como voluntrios?


A resposta a essas perguntas lhe dar uma boa noo sobre o que precisar ser feito para preencher eventuais faltas de recursos.



5. Construa um cronograma detalhado


Uma parte fundamental no ato de planejar um projeto entender qual o cronograma associado a cada etapa. Esse  o relgio na hora de planejar um programa, marcando o tempo que voc precisa para completar as atividades que determinam o objetivo da sua proposta.


O escopo e os recursos disponveis devem trazer informaes de quanto tempo ser necessrio para concluir o projeto. Seja detalhista no momento de estimar quanto tempo as tarefas levaro para serem cumpridas? Tarefa por tarefa!


A linha do tempo um bem necessrio, mas a verdade que, na prtica, existe uma srie de fatores que podem fazer com que o delineamento desande. Imprevistos acontecem e voc precisa estar preparado para lidar com eles, atualizando o cronograma sempre que preciso.


Presses do mercado, novos interesses, mudana de agenda e novas tecnologias so exemplos de eventos que podem forar a mudana de prazo.


Por essas e outras razes, preciso determinar se uma mudana nos prazos ser vivel com os recursos disponveis. Ideias criativas so um grande aliado nesse caso.


6. Liste as grandes etapas


Com o cronograma elaborado, o prximo passo montar a sua Estrutura Analtica do Projeto (EAP). Esse instrumento de gesto funciona como um diagrama com nveis hierrquicos, construdo a partir dos grupos de trabalho que definem um projeto.


Delineamentos que optam pelo modelo de cascata, sequenciando as aes, possuem um esquema mais facilitado de detalhamento dos processos. Outras partes como o gerenciamento da equipe, do escopo e dos recursos tambm podem ser mais bem compreendidos.


Enquanto a EAP  repartida em entregas, servios, hbridos, etc., voc precisa comear a pensar que essas atividades devem caminhar juntas at o mais alto nvel dessa hierarquia.


Isso ajudar a determinar se voc tem capturado ?o grande quadro? sobre o que precisa ser feito para completar um projeto.


7. Quebre em pequenas etapas


Aps determinar quais so as grandes etapas, o ideal que elas sejam quebradas em pequenas etapas, dividindo as tarefas entre as equipes. Ao quebrar as etapas, a delegao das atividades tender a formar uma ao mais organizada e equilibrada.


muito comum que as tarefas dentro de um esboo dependam umas das outras, num processo de subordinao quase que natural. Portanto, esteja pronto para dividir e subordinar o que for preciso.


Uma das grandes etapas pode ser, por exemplo, a documentao. As pequenas etapas seriam, ento, compostas por entregas ao longo das linhas de Manuais Tcnicos, Notas de Verso e Manual de Treinamento.


Isso pode ser quebrado ainda mais em passos como escrever o manual, desenvolver o design e imprimi-lo. Esse processo ajuda a garantir que cada entrega receba seu visto para concluso.


8. Desenvolva um plano preliminar

Chegando nesse ponto, voc j sabe o que o projeto , qual a misso a viso e para onde est indo, quanto tempo voc tem para faz-lo, os recursos que esto disponveis e, em linhas gerais, o que precisa ser feito.


O prximo passo desenvolver um plano preliminar. Essa a sua primeira tentativa de combinar as datas, entregas e recursos. a hora de identificar dependncias e inclu-las em um plano adequado.


Pense nas tarefas que foram delineadas no escopo do trabalho e se esforce para criar uma abordagem de planejamento no melhor esboo que voc puder redigir.

Ao final, verifique se o esboo inclui resposta para os seguintes itens:


Lembre-se de que esse o primeiro esboo do planejamento. No momento que sua equipe coloca os olhos nele, sero identificadas diversas imperfeies. Isso significa que voc no precisa se sacrificar para fazer todas as descries incrivelmente minuciosas.


9. Crie seu plano de projeto base

Como voc deve saber, um gestor de projetos deve estar em constante comunicao com sua equipe. Para planejar um projeto, preciso desenvolver uma comunicao clara dos objetivos com uma viso mltipla do que cada meta requer como soluo.


Esse tipo de atividade no costuma dar muito certo quando o gestor assume toda a responsabilidade para si, excluindo a participao do time nas etapas principais do planejamento.


Com o plano preliminar pronto, preciso o feedback da equipe. Revise-o com os principais colaboradores, expondo seu pensamento e ouvindo suas ideias.


Eles vo reconhecer reas que voc talvez tenha deixado passar ou que podem ser tecnicamente impossveis de executar.


Alm disso, o time tambm poder conflitar ou beneficiar alguma outra iniciativa em andamento. Junte tudo, pondere cada sugesto e, ento, desenvolva a verso 1.0 do seu plano de projeto.


Voc tambm pode usar essa etapa de reviso do plano preliminar para questionar seu prprio pensamento e impulsionar sua equipe em busca de uma nova abordagem de trabalho.


Por exemplo, se voc estiver trabalhando em um esquema de construo de um blog, a equipe de design pode comear a criar conceitos visuais enquanto os responsveis pelo contedo desenvolvem textos.


A execuo de ideias pela equipe e a criao de um dilogo aberto sobre a abordagem utilizada podem te ajudar a criar um planejamento mais robusto.


Esse tipo de comunicao aberta aumenta a confiana na equipe e tende a gerar um ambiente de colaborao que extremamente til para o desenvolvimento do trabalho.


10. Faa ajustes, refine o projeto

Voc fez sua pesquisa, esboou sua abordagem, discutiu com sua equipe e criou o seu plano de projeto base. Muito bem. Agora que o seu programa est em uma fase avanada, os ajustes so muito bem-vindos.

Reflita com base na realidade de cada passo conforme o checklist padro. Os processos funcionaram? Os prazos excederam? Houve imprevistos?


Nesse momento, o importante fazer os ajustes de maneira adequada e calculada, buscando sempre o melhor resultado final.


Refinar o planejamento de um esboo desenhado pode ajudar na execuo de tarefas, trazendo mais recursos para conclu-las a tempo ou reduzindo o escopo para uma entrega em uma fase futura.


11. Monitore o progresso

Muitas vezes, os projetos saem exatamente como esperado! Tudo d certo e o gerenciamento ps-implementao o mais tranquilo possvel.


Por outro lado, h momentos em que o trabalho vira um pesadelo terrvel e voc precisa acordar em plena madrugada para resolver problemas que parecem no ter fim. Se voc trabalha como gestor de projetos, deve saber bem disso.


O progresso do trabalho precisa ser acompanhado pela equipe, respeitando o escopo definido l na primeira etapa. Isso porque, por mais que voc tenha desenvolvido um plano slido, gerencivel e bem pensado, imprevistos sempre podem acontecer.


Ser que o seu planejamento est pronto para venc-los? O plano est, de fato, correndo bem? Os benefcios esperados sero atingidos dentro do prazo estipulado?


O progresso precisar ser algo constantemente monitorado em uma base diria. Descrever como o progresso e o sucesso sero acompanhados durante toda a durao do projeto  funo de um gerente interessado e comprometido.


12. Documente tudo

Ao se planejar um projeto, preciso ter a clara noo de que as coisas vo ser diferentes do que o previsto no plano inicial. Certifique-se de prosseguir com essas alteraes por escrito, com a documentao atualizada.


medida que a proposta caminha, mantenha um registro com todos os problemas ocorridos. Assim, voc criar um documento com serventia para o aprendizado e poder utiliz-lo para a melhoria contnua.


A organizao minuciosa contribuir para que ningum trabalhe na verso errada dos documentos ou cronogramas. Alm disso, os registros de cada etapa servem como provas dos momentos construdos e da autenticidade do trabalho desenvolvido. Por isso, no ignore o valor que existe no processo de documentao.


13. Mantenha todos atualizados

Finalmente, voc precisa incluir mecanismos no seu plano de projeto que vo manter todos atualizados. Eles podem ser desde uma simples mensagem de confirmao at uma chamada de conferncia de emergncia, a fim de resolver um problema que acabou de surgir.


No deixe o plano de comunicao ao acaso. Os colaboradores precisam saber o que est ocorrendo. Caso no tenham a informao de que determinada etapa precisa de auxlio, fica praticamente impossvel oferecer ajudar no que for necessrio.


O planejamento a base da gesto de projetos. Cumprir cada etapa com ateno te ajudar a conduzir o plano por um bom caminho, alcanando os objetivos almejados.


Esperamos que voc tenha encontrado utilidade nos 13 passos descritos para planejar um projeto! Agora, s colocar em prtica sem esquecer do checklist e ajustando os processos de acordo com a realidade da sua empresa.


Texto modificado do site Project Builder